|
Порядок документооборота на предприятии регулируется упомянутым ранее Положением о
документообороте.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.
Проверка осуществляется как по форме (полнота и правильность оформления документов,
заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций,
логическая увязка отдельных показателей).
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других
предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется
графиком (п. 5.1 Положения о документообороте).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График
документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Главный бухгалтер
обязан контролировать соблюдение установленного графика.
Положение о документах и документообороте определяет требования к созданию,
особенности создания и функционирования графика документооборота. К требованиям,
предъявляемым Положением о документах и документообороте, относятся требования
рациональности, т.е. график документооборота должен предусматривать оптимальное число
подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять
минимальный срок его нахождения в подразделении; график документооборота должен
способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению
контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации
учетных работ.
График документооборота должен предусматривать оптимальное число подразделений и
исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок
его нахождения в подразделении. Этот график должен способствовать улучшению всей учетной
работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета,
повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по
созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением
предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков
выполнения работ.
При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и
представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и
сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
Поэтому работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики,
работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы,
снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и
представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются
документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и
подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и
доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в
бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут
лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Пример. Выписка из Приказа об учетной политике предприятия:
1. Организационно-технический раздел.
1.5. Разработка порядка организации документооборота и движения внутренней
отчетности:
Документооборот в организации и движение внутренней отчетности регламентируется
графиком, составляемым в виде схемы или перечня работ всеми исполнителями с указанием их
взаимосвязи и сроков выполнения (Приложение N 4).
Выписка из Приложения N 4 к Приказу об учетной политике предприятия N 1 от 03.01.2004.
График документооборота и движение внутренней
отчетности предприятия на 2004 год
 |
RSS канал комментариев
